Zadania referatu
Do zakresu działania Referatu Organizacyjno – Administracyjnego należy:
- zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu, prawidłowej obsługi interesantów oraz kompleksowej informacji,
- obsługa sekretariatu Urzędu Gminy,
- przygotowywanie projektów struktury organizacyjnej Urzędu (regulaminu organizacyjnego, zakresów działania poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy),
- opracowywanie projektów zmian statutu Gminy,
- obsługa kancelaryjna Urzędu Gminy,
- prowadzenie spraw w zakresie ewidencji ludności,
- prowadzenie spraw w zakresie dowodów osobistych,
- podejmowanie niezbędnych czynności w celu sprawnego przygotowania i przebiegu prac wyborczych, tj. wyborów Prezydenta RP, Sejmu i Senatu, do Parlamentu Europejskiego, do samorządu terytorialnego, referendum i spisów powszechnych, prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców,
- prowadzenie spraw dotyczących BHP i działalności socjalnej,
- organizacja przyjmowanie i załatwianie skarg, wniosków i petycji oraz listów obywateli,
- prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Urzędu w materiały biurowe i wyposażenie,
- ewidencji księgowa składników majątkowych Urzędu Gminy łącznie z rozliczeniem przeprowadzonych inwentaryzacji składników majątkowych,
- funkcjonowanie sieci informatycznej w Urzędzie, wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów komputerowych:
- planowanie i koordynacja realizacji zakupów systemów, sprzętu informatycznego oraz licencji na oprogramowanie,
- planowanie i nadzór nad realizacją wdrożeń systemów informatycznych i ich udoskonalanie,
- planowanie szkoleń niezbędnych do obsługi sprzętu oraz oprogramowania.
- prowadzenie strony internetowej Gminy Mielec oraz aktualizacje w BIP,
- prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Gminy:
- akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
- ewidencjonowanie czasu pracy,
- kompletowanie wniosków dot. Zaświadczeń Rp-7 oraz innych dokumentów dot. byłych pracowników Urzędu i Spółdzielni Usług Rolniczych.
- zgłaszanie pracowników i zleceniobiorców i wyrejestrowywanie w ZUS,
- obsługa prawna i kancelaryjna przeprowadzania naboru na wolne stanowisko urzędnicze,
- występowanie z wnioskami do Powiatowego Urzędu Pracy o zorganizowanie subsydiowanych form zatrudnienia,
- prowadzenie Archiwum Zakładowego Urzędu,
- tworzenie niezbędnych regulaminów w zakresie administrowania Urzędem, w sprawach określonych prawem pracy oraz przedkładanie Wójtowi propozycji zmian do tych regulaminów,
- prowadzenie spraw związanych z używaniem symboli narodowych, oraz spraw związanych z używanie symboli Gminy Mielec (flaga i herb), sygnalizowanie występowania i monitorowanie działań naruszających dobre imię Gminy Mielec, Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych,
- współdziałanie z Wojskową Komendą Uzupełnień, Wojewódzkimi Urzędami Statystycznymi, Centrum Obsługi Informatycznej – PESEL przy przekazywaniu informacji aktualizacyjnych i statystycznych,
- prowadzenie spraw z zakresu PFRON,
- współpraca z Podkarpackim Urzędem Wojewódzkim w sprawie repatriacji i cudzoziemców,
- prowadzenie spraw z zakresu promocji gminy w szczególności: współpraca z przedsiębiorcami w zakresie rozwoju i promocji przedsiębiorczości w gminie, prowadzenie spraw z zakresu organizacji imprez gminnych, prowadzenie strony internetowej gminy, przygotowywanie materiałów informacyjnych dla dziennikarzy, przygotowanie oświadczeń, stanowisk i sprostowań medialnych, monitoring mediów, uruchomienie i prowadzenie newslettera w witrynie internetowej urzędu,
- przyjmowanie pism urzędowych w celu ich ogłoszenia, prowadzenie ich ewidencji, umieszczanie na tablicy ogłoszeń urzędu oraz terminowe ich odesłanie z informacją o okresie, w jakim były wywieszone,
- przekazywanie przesyłek do rejestracji w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, a po ich rejestracji przekazywanie na stanowiska pracy, zgodnie z dekretacją,
- zabezpieczenie mienia urzędu, w tym współpraca z podmiotem prowadzącym monitoring instalacji,
- prowadzenie Rejestru wniosków i udostępnianie informacji publicznej,
- zapewnienie wykonywania okresowych przeglądów stanu technicznego budynku urzędu oraz instalacji – prowadzenie księgi obiektu,
- koordynowanie prac remontowych oraz konserwacyjnych urzędu,
- zapewnienie wykonywania okresowych przeglądów stanu technicznego pojazdów służbowych oraz rozliczanie paliwa.